¿Tienes clínica y te gustaría saber cuales son los indicadores clave que debes tener en cuenta para tomar decisiones?
¿No te llegan pacientes y no sabes que hacer?
¿Quieres diferenciarte de otras clínicas y estar en un segmento diferente al de las franquicias?
Todas estas preguntas son las que de forma habitual tratamos de resolver en nuestro día a día.
Vamos por partes, empecemos por la decisiones numéricas.
¿Como se si mi clínica funciona o no?
Podríamos decir que el 70% de los gerentes de clinica vs doctores desconocen la rentabilidad de su clínica por áreas de negocio.
Si, probablemente un porcentaje mayor puede decir cuánto factura su clínica, pero muy pocos saben que rentabilidad les da cada línea de negocio abierta, bien sena especialidades médicas, dentales o estéticas.
Hay muchos programas de gestión como Gesden, Gestiona, Nemodent que aportan un dato muchas veces sesgado o a falta de interpretación.
A día de hoy hay muchos ratios que nos permiten saber el estado de una clínica y lo que es más importante, qué acciones hay que emprender para poder cambiar una situación.
Un programa de gestión es obligatorio hoy día en cualquier clínica, sin embargo no te da las claves estratégicas en la toma de decisiones. Sobre todo, porque el mayor de los problemas viene relacionado con los sueldos pagados a profesionales y cómo estamos midiendo la rentabilidad.
¿Qué ratios tienes que empezar a medir en la gestión de la clínica?
Es verdad que la mayoría de gerentes tienen un gestor que lleva la parte de nóminas o las cuentas. Pero muchos casos, ese gestor lleva lo mismo una farmacia, clínica, despacho de abogados… y a lo que llega es a llevar las cuentas y presentarlas a hacienda.
¿Por qué entonces no me dicen nada sobre la mejor fórmula de contratatación? ¿Por qué no tengo un análisis de cuanto me está costando ese profesional?
Los principales ratios que deberías controlar son:
- Margen Bruto por especialidad
- Margen Neto
- Coste Hora Sillón
- Ratio de personal
- Costes laboratorio
- Costes depósito
Y todo ello debe ser analizado mes a mes o trimestralmente.
Igual te suena este comentario:
Necesito conseguir más casos de ortodoncia para que el profesional que colabora conmigo facture más y así yo no tengo que trabajar. Eso si, ese profesional se lleva un 50%.
Piensa que si a los profesionales con los que colaboras, les estás pagando un 50% es probable que el análisis de rentabilidad sea 0 o una cifra en negativo.
Hoy día la mayor parte de profesionales con clínica dental carecen de los criterios correctos a seguir, y lo peor desconocen esa información.
¿Cual es la rentabilidad óptima de una clínica? ¿Donde debería preocuparme? ¿Cuáles son los baremos a tener en cuenta?
- 1. Clínicas Ferrari: Cuando su rentabilidad (antes de impuestos) es superior a un 30%
- 2. Clínicas Mercedes: Si está por encima del 20%
- 3. Clínica Seat Córdoba: Cuando está por encima del 12%
- 4. Clínica Vespino: por debajo del 10%
- 5. Tenemos un problema: cuando está por debajo del 5%
Muchas de ellas tienen una buena facturación, un buen volumen de pacientes, sin embargo en muchas ocasiones hay:
- Mala gestión de compras
- Mala gestión del consumo de productos
- Mala negociación con los profesionales que acuden a la clínica.
- Exceso de personal
- Mala planificación comercial
Un doctor que esté pagando por encima del 45% a un profesional está perdiendo dinero SI o SI.
El problema es que los doctores propietarios de la clínica no lo ven, y compensan esa pérdida con un sobreesfuerzo personal. Y lo que es peor, a final de mes se suele ver como el peor retribuido, el más quemado y sobre lo peor, va a trabajar a otra clínica para «ganar un sueldo extra».
Cuidado con fijar un contrato y seguir pagando un porcentaje alto, es probable que no seas consciente de tus costes laborales.
Si en una fórmula contractual pagáis el 30% al profesional (si llega a unos mínimos de facturación en los que se cubren costes) es seguro que como coste de empresa ese profesional este en un 40%. Si cometes el fallo de negociar el 35% seguro tendrás un coste del 45% (PROBLEMA)
¿Quieres ganar más pacientes?
En ese caso, lo primero es analizar «en qué liga juegas». Desde mi punto de vista, es fundamental compatibilizar la estrategia offline (papel) y la estrategia online.
¿Funciona el papel en la publicidad? Rotundamente SI.
El diseño es en todo ello una pieza muy importante. La comunicación debe ser 100% visual. Más imagen y poco texto. Hay muchas clínicas que en los diseños meten mucha información.
Ahora bien, además del flyer hay otras maneras de comunicar en la clínica. Revistas, dípticos…
Junto a la estrategia offline, es necesario estar con la estrategia online. Dar contenido a las Redes Sociales, estar presente más en formato vídeo, contar con un canal youtube, dar contenido al blog y trabajar el SEO, estar presente en directorios…
Cuidado con los blogs, ya no solo es trabajar el contenido, luego hay que hacer un buen SEO.
Hace unos días en una clínica llevaban un año escribiendo el SEO (no se quién se lo estaba haciendo) y en ningún momento se había trabajado las palabras claves, no se había etiquetado correctamente… El caso, que lo que estaban haciendo no servia para nada.
Si quieres captar pacientes, debes tener una web con un contenido, con un buen SEO y estar al día en las RRSS.
Todo está por hacer, si ya lo haces y gestionas, ¡Enhorabuena!, en caso contrario estás a tiempo para dar un paso al frente y tomar una decisión valiente.
¿Tienes unos protocolos comerciales claros?
Desde hace más de 20 años me dedico a desarrollar protocolos comerciales y de fidelización en clínicas, siempre adaptados a la metodología de valor añadido.
Ahora bien, si formamos al equipo y no nos comprometemos nosotros como máximos responsables médicos, estoy segura que no tendremos resultados.
Contar con un protocolo basado en el valor añadido, con una técnica emocional y trabajando la estrategia whats app os puedo asegurar que da resultados y que puedes crecer en producción, facturación y rentabilidad.
¿Sabías que un paciente necesita 40 minutos para tomar la decisión de tratarse en tu clínica?
Analiza qué haces para ser y parecer diferente. ¿Aplicas la influencia neurorelacional con los pacientes?
Hay dos protocolos clave en la clínica y siempre siguiendo la neurociencia:
- Protocolo de Primeras Visitas
- Protocolo de seguimiento de pacientes
Protocolo de Primeras Visitas
Si cuentas al mes con 50 Primeras Visitas y no estamos midiendo la conversión hay algo que estamos haciendo mal.
Una primera visita debe contar con momentos clave, como la primera llamada, el día que acude a la clínica, cómo interactúa con el profesional el primer día y que plan de venta emocional sigues a las 8 horas de haber acudido el paciente.
Qué llamada hacemos a los 3 días, qué decimos y como enfocamos esa llamada, que por desgracia no se hace. Y qué llamada realizamos a los 20-30 días.
¿Hay manera de hacer seguimiento a los pacientes y practicar la neuroventa? Por supuesto, hay un protocolo de seguimiento basado en «Recomendaciones y Sabías que».
Protocolo de Seguimiento
Si quieres que te recomienden, tendremos que hacer algo inesperado. Una de las leyes de persuasión que mejor funcionan en las clínicas es el mensaje inesperado por whats app. ¿Cuándo?. Antes de las primeras 8 horas después de haber acudido a la clínica.
By Eva Barranco
